Dossier électronique dans l’administration électronique
Le problème
Qu’il s’agisse d’une ville, d’un pays, d’une municipalité ou d’une université, toutes les administrations publiques travaillent avec des processus complexes et une documentation très volumineuse. Chaque jour, d’innombrables affaires, documents et correspondances doivent être créés, conservés et archivés de manière sécurisée sous format papier et sous format numérique. Par ailleurs, des réglementations détaillées spécifiques à chaque pays s’appliquent pour la gestion des affaires. Outre la prise en compte du cadre juridique, la souplesse de personnalisation et d’extensibilité est un aspect important d’un dossier électronique moderne. Ainsi, de simples processus métier peuvent être représentés directement dans le dossier électronique.
La solution
Acta Nova est le fondement des solutions modernes d’administration électronique. Le logiciel offre une solution globale complète pour une gestion efficace des affaires et des processus. En raison de la structure de ses composants, il est très flexible et peut être utilisé par rapport au métier.
Acta Nova intègre aussi bien la gestion des documents, que des flux de travaux et des modèles et permet ainsi un traitement numérique continu des processus, de l’arrivée au départ du courrier et l’archivage en passant par la gestion des documents et le traitement.
70 mille
Utilisateurs dans l'état fédéral, les états fédérés, les municipalités et les institutions
Fonctionnalités
- Gestion complète et flexible des affaires et des processus
- Gestion de documents (GED), y compris la gestion de modèles
- Gestion du flux de travail : les processus contrôlables standardisés et ad-hoc sont illustrés dans un éditeur graphique.
- Participation dynamique au flux de travail et répartition des droits
- Traitement intuitif, basé sur les rôles : l’utilisateur ne voit que les informations dont il a besoin pour travailler efficacement.
- Intégration simple via un grand nombre d’interfaces standardisées pour les applications bureautiques, ERP et métier
- Visionneuse de documents intégrée pour une visualisation rapide du contenu
- Client mobile permettant une souplesse de travail lors des déplacements
- Des documents originaux peuvent être créés de manière partiellement ou entièrement automatique et remplis avec des informations d’Acta Nova et des systèmes métier associés.
- Possibilité d’extension flexible avec des données métier individuelles, y compris représentation des composants logiques
- Sécurité légale grâce à l’historique des données des utilisateurs et de l’administration
Vos avantages
- Accroissement de l’efficacité et réduction des coûts administratifs : grâce à des processus numériques standardisés et continus, les temps de traitement sont considérablement réduits.
- Flexible et peu onéreux : vous pouvez effectuer seul de nombreux réglages et l’entretien continu (adaptation des modèles de flux de travail et de documents, paramètres d’autorisation, enrichissement du système avec des données métier individuelles, etc.).
- Soulagement des collaborateurs en réduisant les étapes de travail manuel
- Traitement des principales tâches dans un système central grâce au traitement continu de la demande à l’envoi
- Amélioration du service citoyen et plus grande capacité de fournir des renseignements : les informations peuvent être rapidement récupérées et transmises.
- Transparence : traçabilité de tous les processus en établissant un historique du traitement et du parcours suivi.
- Archivage sécurisé de toutes les informations et documents importants
- Evolutif : développement permanent et prise en compte des aspects juridiques pour une utilisation à long terme.