Elektronische Akte im E-Government
Das Problem
Ob Stadt, Land, Kommune oder Hochschule – öffentliche Verwaltungen arbeiten mit komplexen Prozessen und umfangreichen Dokumentationen. Tagtäglich gilt es unzählige Geschäfte, Dokumente und Korrespondenzen zu erstellen, nachvollziehbar zu halten und sicher zu archivieren. Und das sowohl in Papierform als auch digital. Für die Geschäftsverwaltung gelten zudem umfassende länderspezifische Regelwerke. Neben der Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen ist die flexible Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit ein wichtiger Aspekt einer modernen E-Akte. Dadurch können einfache Fachverfahren direkt innerhalb der elektronischen Akte abgebildet werden.
Die Lösung
Acta Nova ist die Basis für moderne E-Government-Lösungen. Die Software bietet eine umfassende Gesamtlösung zur effizienten Geschäfts- und Vorgangsbearbeitung und ist aufgrund der Komponentenstruktur sehr flexibel und fachbezogen einsetzbar.
Acta Nova integriert sowohl Dokumenten- als auch das Workflow- und Vorlagen-Management und ermöglicht so eine durchgängige digitale Vorgangsbearbeitung - vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zum Postausgang und der Archivierung.
Acta Nova integriert sowohl Dokumenten- als auch das Workflow- und Vorlagen-Management und ermöglicht so eine durchgängige digitale Vorgangsbearbeitung - vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zum Postausgang und der Archivierung.
70 Tsd.
Anwender in Bund, Ländern, Gemeinden und Institutionen
Features
- Umfassende und flexible Geschäfts- und Vorgangsbearbeitung
- Dokumentenmanagement (DMS) inklusive Vorlagenverwaltung
- Workflowmanagement: Standardisierte und ad-hoc steuerbare Prozesse werden in einem grafischen Editor abgebildet.
- Dynamische Workflow-Beteiligung und Rechteerteilung
- Intuitive, rollen-gestützte Bearbeitung: Der Benutzer sieht nur jene Informationen, die er für ein effektives Arbeiten benötigt.
- Einfache Integration über eine Vielzahl standardisierter Schnittstellen zu Office-, ERP- und Fachanwendungen
- Integrierter Dokumenten-Viewer zur schnellen Sichtung von Inhalten
- Mobiler Client für flexibles Arbeiten unterwegs
- Ausgangsdokumente können teil- oder vollautomatisiert erstellt und mit Informationen aus Acta Nova und den angebundenen Fachsystemen befüllt werden.
- Flexible Erweiterbarkeit durch individuelle Fachdaten, inklusive der Abbildung von Logikkomponenten
- Rechtssicherheit durch die Historisierung von Nutz- und Administrationsdaten
Ihre Vorteile
- Effizienzsteigerung und Senkung der Verwaltungskosten: dank standardisierter, durchgehend digitaler Prozesse werden die Bearbeitungszeiten enorm verkürzt.
- Flexibel und kostengünstig: Sie können viele Einstellungen und die kontinuierliche Pflege eigenständig vornehmen, wie z.B. die Anpassung von Workflow-und Dokument-Vorlagen, Berechtigungseinstellungen, die Anreicherung des Systems um individuelle Fachdaten u.v.m.
- Entlastung der Mitarbeiter durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte
- Abwicklung aller Kernaufgaben in einem zentralen System dank medienbruchfreier Bearbeitung vom Antrag bis zur Zustellung
- Besserer Bürgerservice und höhere Auskunftsfähigkeit: Informationen können schnell wiedergefunden und verteilt werden.
- Transparenz: Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge durch Historisierung der Bearbeitung und des Laufwegs.
- Revisionssichere Archivierung aller wichtiger Informationen und Dokumente
- Zukunftssicher: Laufende Weiterentwicklung und Berücksichtigung der rechtlichen Aspekte für die langfristige Nutzung.
„Ran an den Bürger“ mit modernen Online-Services
Den Bürgerservice durch den Einsatz serviceorientierter IT-Lösungen zu verbessern ist Ziel der E- Government-Initiative „Ran an den Bürger“. So können Behörden ihre Dienstleistungen über den traditionellen Weg hinaus einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Das bedeutet nicht nur mehr Bürgernähe, sondern auch effizientere Abläufe und sinkenden Kosten für die öffentliche Verwaltung. Erfahren Sie mehr zu den einzelnen Fachverfahren.